Podstawą dla dokonywania wszelkich wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jak również w innych, bardziej rozbudowanych ewidencjach, są dowody księgowe. Według utartej praktyki są to wszelkie faktury, rachunki, paragony oraz inne dokumenty, które jednoznacznie wskazują na fakt dokonania operacji gospodarczej.
Należy mieć na uwadze, iż wszelkie wpisy, które nie zostały należycie udokumentowane, mogą wzbudzić podejrzenia organów kontroli skarbowej, a w rezultacie zajdzie konieczność wykreślenia wpisu. Dlatego podmioty obsługujące politykę rachunkową firmy dbają o to, aby wszelkie dokumenty sprzedażowe były sporządzone w przepisanej formie w odpowiednim terminie. Tylko w ten sposób możliwe jest utrzymanie ładu w sprawach rachunkowych przedsiębiorstwa, które mają ogromny wpływ na funkcjonowanie zakładu pracy jako całości.
Podstawowym dokumentem sprzedażowym jest oczywiście faktura
Powinna ona spełniać szereg wymagań formalnych, między innymi zawierać odznaczenie stron wraz z ich numerami NIP, jak również określać kwotę płatności oraz jej termin. Bez tych najistotniejszych elementów dokument nie może zostać nazwany fakturą, wskutek czego nie ma on jakiejkolwiek wartości dowodowej. Obecnie wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, czy faktura musi być podpisana. Niedawno jeszcze obowiązywały regulacje, w myśl których wymóg taki był respektowany. Na chwilę obecną nie ma już jednak takiego obowiązku. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele. W pierwszej kolejności należy wskazać, iż ustawodawstwo nie zawsze nadąża za praktyką.
Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii przedsiębiorcy zaczęli wysyłać do siebie dokumenty sprzedażowe za pośrednictwem poczty e-mail. Sprawia to, że niezbędne było drukowanie faktury, podpisanie jej, zeskanowanie a następnie wysyłka do finalnego odbiorcy. Szereg tych czynności był na tyle żmudny i monotonny, iż z czasem zaczęto kwestionować konieczność składania podpisu na każdym dokumencie sprzedażowym. Było to o tyle utrudnione, że osoba, która drukowała fakturę, nie mogła jej podpisać bez specjalnego upoważnienia ze strony swojego przełożonego służbowego. Obecnie nie ma już tego wymogu, co sprawia, że każdy pracownik zakładu może z powodzeniem wystawić dokument sprzedażowy.
Niedawno trwały rozmowy w komisjach kodyfikacyjnych na temat możliwości złożenia podpisu elektronicznego na wygenerowanej w systemie informatycznym fakturze. Taki zabieg byłby jednak niecelowy i bardzo kosztowny, bowiem każdy przedsiębiorca powinien wówczas dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem. Byłoby to niezwykle ciężkie dla małych firm, których na początku prowadzenia działalności gospodarczej nie stać na stosowną inwestycję. Z drugiej jednak strony należy wskazać, iż podpisy elektroniczne nie zawsze są nanoszone z odpowiednią precyzją. Sprawia to, że uwierzytelnienie każdego dokumentu sprzedażowego poprzez wykorzystanie opisanej metody nastręczałoby wiele trudności praktycznych. Dlatego zdecydowanie pozytywnie należy ocenić zmianę, w myśl której podpis na fakturze nie jest wymagany.
Należy również mieć na uwadze, iż brak podpisu nie przeczy ważności innych dowodów księgowych, takich jak rachunki czy paragony. Jeżeli zawierają one numer NIP nabywcy, z powodzeniem mogą zostać wpisane do ksiąg rachunkowych. W każdej jednak sytuacji należy dokładnie sprawdzić, czy wszelkie wymagania formalne stawiane dla danego rodzaju dokumentów zostały spełnione. W przypadku, gdy okaże się, że brakuje pewnych wymaganych prawem informacji, z powodzeniem można wystawić korektę do faktury lub rachunku.
Dostępne na rynku programy księgowe pozwalają na łatwe odczytanie wadliwej faktury i zmianę jej postanowień poprzez naniesienie stosownych zmian. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku konieczności sprostowania paragonu fiskalnego. W takim przypadku niezbędne jest wybicie na klawiaturze kasy odpowiedniego kodu, który pod koniec miesiąca wygeneruje dodatkowy paragon korygujący. Stanowi on dowód księgowy i jest podstawą dokonania właściwego wpisu w niej.
