Czy trzeba drukować dziennik księgowań?
Dziennik księgowy jest jednym z najważniejszych narzędzi w prowadzeniu działalności gospodarczej. W nim rejestrowane są wszystkie operacje finansowe, które mają miejsce w firmie. Jednak pojawia się pytanie – czy naprawdę trzeba drukować fizyczną kopię tego dokumentu? Czy nie można go przechowywać tylko elektronicznie? Oto kilka argumentów za i przeciw.
Zalety druku dziennika księgowań
Łatwość dostęp do informacji
Głównym argumentem za wydrukiem dziennika księgowego jest łatwy dostęp do informacji. Jeśli mamy fizyczną kopię dokumentu, możemy szybko znaleźć potrzebne nam dane bez konieczności korzystania z komputera lub innych urządzeń elektronicznych.
Poczucie bezpieczeństwa
Mnóstwo osób nadal preferuje tradycyjny sposób archiwizowania ważnych dokumentów ze względów bezpieczeństwa. Fizyczna kopia może być przechowywana w sejfach lub specjalnie chronionych miejscach przed zagrożeniami takimi jak cyberataki czy awarie systemu informatycznego.
Wymogi prawne
Przy niektórych transakcjach finansowych prawo nakłada obowiązek posiadania fizycznej kopii dziennika księgowego. Drukowanie dokumentu jest wtedy konieczne, aby spełnić wymogi regulacji prawnych.
Niedogodności związane z drukowaniem
Koszty i miejsce przechowywania
Jednym z głównych argumentów przeciwko drukowi dziennika księgowań są koszty oraz potrzebne miejsce do przechowywania papierowej dokumentacji. Papier, tusze do druku oraz sejfy czy szafki na akta mogą być sporym wydatkiem dla firm.
Ryzyko utraty danych
W przypadku fizycznego nośnika istnieje ryzyko utraty lub uszkodzenia informacji zawartych w dzienniku księgowym. Mogą one zostać zgubione podczas pożaru, zalania lub kradzieży – co może prowadzić do poważnych problemów dla firmy.
Ograniczenie dostępności
Fizyczna forma dziennika ogranicza również dostępność danych tylko do osób mających bezpośredni dostęp do tej formy archiwum. Jeśli chcemy udostępnić dane innemu pracownikowi albo współpracującej firmie musimy wysłać im skan lub odcinek takiego dokumentu.
Decyzja należy do Ciebie
Ostateczna decyzja, czy drukować dziennik księgowy czy nie zależy od preferencji i potrzeb Twojej firmy. Musisz wziąć pod uwagę zarówno zalety jak i niedogodności związane z obiema opcjami. Dobrze jest również skonsultować się ze swoim księgowym lub prawnikiem, aby upewnić się co do przestrzegania wymogów prawnych dotyczących archiwizacji dokumentów finansowych.
Podsumowanie
Drukowanie fizycznej kopii dziennika księgowego ma swoje plusy oraz minusy. Z jednej strony zapewnia łatwy dostęp do informacji, poczucie bezpieczeństwa oraz spełnienie wymagań regulacyjnych. Jednak wiąże się to również z kosztami ekonomicznymi oraz ryzykiem utraty danych.
Każda firma powinna samodzielnie ocenić korzyści i ograniczenia każdej metody archiwizowania danych finansowych przed podjęciem ostatecznej decyzji – drukując bądź też rejestrując je tylko elektronicznie
.
Wezwanie do działania:
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, nie ma konieczności drukowania dziennika księgowań. Jednakże zachęcamy do zapoznania się z pełnymi informacjami na ten temat na stronie internetowej Inaczej Mówiąc pod adresem: https://www.inaczejmowiac.pl/.
