Szybki rozwój innowacyjnych technologii wymusza na przedsiębiorstwach poszukiwanie sposobów na większą efektywność pracy i minimalizowanie kosztów. Dlatego coraz częściej stosuje się przenoszenie procesów z formy tradycyjnej, czyli papierowej do przestrzeni cyfrowej.
- Na czym polega digitalizacja dokumentów?
- Dlaczego firmy korzystają z digitalizacji papierowych dokumentów?
- Jak w praktyce funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów?
- Jakie największe zalety ma cyfrowa archiwizacja dokumentów papierowych?
Digitalizacja dokumentów to wiele sprawniejszy zarządzanie. To także wyższy poziom transparentności w firmie i skuteczniejsza ochrona danych. W ten sposób obieg dokumentów jest bardziej wydajny i sprawny, przekładając się na lepsze działanie całego przedsiębiorstwa.
Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Czym jednak konkretnie jest digitalizacja dokumentów, o której tyle się mówi? To po prostu przekształcenie ich z formy fizycznej na cyfrową. Chodzi o umowy, faktury lub raporty. Zwykle czynność jest realizowana poprzez skanowanie dokumentów, a następnie zapisanie ich w wybranym formacie cyfrowym. Dzięki temu zapewnione jest ich łatwe przechowywanie, a także przetwarzanie dokumentów w systemach komputerowych. Proces digitalizacji to tworzenie obrazów cyfrowych, jak również nadawanie im cech, dzięki czemu np. tekst może być edytowany.
Jeżeli chodzi o ogólne pojęcie procesu, jakim jest digitalizacja obiegu dokumentów, to mówimy tu o kompleksowym podejściu do zarządzania takim dokumentem. Cykl ten więc będzie obejmować utworzenie, przechowywanie dokumentów w pamięci komputera albo w chmurze, a także jego archiwizację lub zniszczenie. Naturalnie uwzględnia się w tym procesie wszelkie obowiązujące regulacje prawne.
Dlaczego firmy korzystają z digitalizacji papierowych dokumentów?
Firmy duże i małe skłaniają się coraz bardziej do takich rozwiązań z uwagi na korzyści, które zapewnia rezygnacja z dokumentów papierowych. Kluczowe jest zwiększenie bezpieczeństwa danych. Dodatkowo zdigitalizowane dokumenty zabezpiecza się przed nieuprawnionym dostępem, a także tworzeniem kopii zapasowych. To bardzo skuteczna blokada przed wyciekiem danych.
Inny powód to znaczne obniżenie kosztów operacyjnych. Można odliczyć koszty zużycia papieru, tuszu i wielu innych materiałów biurowych. Można także zmniejszyć wydatki na fizyczne przechowywanie dokumentów. Jest to zwłaszcza duży problem w przypadku dużych przedsiębiorstw i instytucji publicznych, które dysponują ogromną ilością danych, a więc fizyczne przechowywanie dokumentów wymaga wówczas wynajmowania wielu powierzchni i inwestowania w archiwa.
Jak w praktyce funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów?
Firmy obecnie stosują nie tylko i wyłącznie skanowanie i archiwizację. Wykorzystuje się także zaawansowane systemy zarządzania dokumentami. Chodzi właśnie o elektroniczny obieg dokumentów. Automatyzacja wielu zadań, a więc przyjmowanie, weryfikacja i przetwarzania informacji pozwala znacznie usprawniać procesy w firmie. Dlatego właśnie cyfryzacja obiegu dokumentów to w coraz większej ilości podmiotów standard.
Jakie największe zalety ma cyfrowa archiwizacja dokumentów papierowych?
Największe zalety, jakie zapewnia cyfrowa archiwizacja to:
- Swobodny dostęp z każdego miejsca, ponieważ wystarczy mieć połączenie z Internetem, aby korzystać z konkretnych plików. To pozwala pracownikom pracować zdalnie.
- Oszczędność przestrzeni biurowej i niższe koszty wynikające z rezygnacji z fizycznego przechowywania dużej ilości dokumentów papierowych.
- Zgodność z przepisami i poprawa bezpieczeństwa – dokumenty zarchiwizowane cyfrowo to wyraźne ograniczenie ryzyka wycieku danych. Gwarantują to we właściwy sposób skonfigurowane zabezpieczenia, a także śledzenie zmian.
- Automatyzacja – obecnie archiwa cyfrowe integrują się z innymi narzędziami, pozwalając wykorzystywać algorytmy sztucznej inteligencji oraz uczenie maszynowe.
- Archiwizowanie dokumentów na lata – digitalizacja dokumentów to nie tylko oszczędność, ale również, ale konieczność i przyszłość. To gwarancja skutecznego przechowywania firmowych zasobów przez bardzo długi okres czasu.
