Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (KSD). W ramach nowych regulacji obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń nałożono na wiele grup podmiotów, w tym instytucje publiczne, firmy oraz specjalistów wykonujących określone zawody. Poniżej przedstawiamy listę specjalistów, którzy są zobowiązani do korzystania z e-doręczeń zgodnie z nowymi regulacjami.
Specjaliści zobowiązani do e-doręczeń od 2025 roku
1. Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego
Zgodnie z nowymi przepisami do obowiązkowego korzystania ze skrzynki do e-doręczeń zobowiązane są osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Do tej grupy należą:
- Adwokaci – prowadzenie korespondencji z sądami, klientami oraz innymi instytucjami wymaga bezpiecznego obiegu dokumentów,
- Radcy prawni – obowiązek ten dotyczy wszystkich radców prowadzących działalność prawnicza,
- Doradcy podatkowi – komunikacja z urzędami skarbowymi oraz klientami będzie odbywać się w formie elektronicznej,
- Doradcy restrukturyzacyjni – w związku z obsługą spraw związanych z postępowaniami restrukturyzacyjnymi i upadłościowymi,
- Rzecznicy patentowi – w celu prowadzenia spraw związanych z własnością intelektualną i patentami,
- Notariusze – konieczność przesyłania dokumentów oraz prowadzenia oficjalnej korespondencji w formie elektronicznej.
2. Przedsiębiorcy rejestrujący firmę po 1 stycznia 2025 roku
Wszyscy nowi przedsiębiorcy rejestrujący firmę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) oraz Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 1 stycznia 2025 roku są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych już w momencie rejestracji.
3. Przedsiębiorcy zarejestrowani przed 2025 rokiem
Firmy, które zostały zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 roku, również będą musiały wdrożyć skrzynkę do e-doręczeń, jednak w późniejszych terminach:
- Od 1.04.2025 – dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1.01.2025,
- Od 1.07.2025 – dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEiDG przed 1.01.2025, jeśli dokonują zmian we wpisie po 30.06.2025,
- Od 1.10.2026 – dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEiDG przed 1.01.2025.
4. Instytucje publiczne i urzędy
Zgodnie z ustawą obowiązek wdrożenia e-doręczeń od 1 stycznia 2025 roku dotyczy również szerokiej grupy instytucji publicznych, w tym:
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS),
- Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ),
- Jednostki samorządu terytorialnego,
- Publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- Szkoły i placówki oświatowe prowadzone przez samorządy i ministrów,
- Polska Akademia Nauk i inne jednostki naukowe,
- Sądy, trybunały, prokuratura, komornicy i organy ścigania – od 1 października 2029 roku.
Czy można zrezygnować z e-doręczeń?
Podmioty niepubliczne mogą zrezygnować z e-doręczeń, ale pod pewnymi warunkami. Kluczowym wymogiem jest zapewnienie możliwości doręczania korespondencji na adres wpisany do bazy adresów elektronicznych. Oznacza to, że rezygnacja z publicznej usługi doręczenia elektronicznego nie oznacza całkowitego zwolnienia z obowiązku posiadania takiego adresu.
Musisz wdrożyć e-Doręczenia w swojej firmie? Sprawdź kompleksową ofertę eSIGN!
Zapewnij swojej firmie pełną zgodność z przepisami i usprawnij komunikację z administracją publiczną dzięki e-Doręczeniom od eSIGN! Nasze rozwiązanie to bezpieczna, szybka i wygodna metoda odbierania i wysyłania korespondencji urzędowej w formie elektronicznej. Zminimalizuj ryzyko opóźnień i błędów, oszczędzając czas oraz koszty tradycyjnej wysyłki. Wybierając eSIGN, zyskujesz profesjonalne wsparcie, intuicyjną obsługę i pełne bezpieczeństwo danych. Skontaktuj się z nami i wdroż skrzynkę do e-Doręczenia bez zbędnych formalności!
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2025 roku e-doręczenia stały się obowiązkowe dla wielu grup specjalistów, w tym prawników, notariuszy, doradców podatkowych i restrukturyzacyjnych oraz przedsiębiorców rejestrujących firmy po tej dacie. Instytucje publiczne oraz urzędy muszą wdrożyć ten system do korespondencji, natomiast przedsiębiorcy zarejestrowani przed 2025 rokiem mają wydłużony termin na wdrożenie systemu. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie procesów administracyjnych oraz zwiększenie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
