Kiedy księgujemy fakturę w koszty?

Faktury są nieodłączną częścią prowadzenia działalności gospodarczej. Otrzymujemy je od naszych dostawców za zakupione towary lub usługi, a także wystawiamy dla naszych klientów. Jednym z ważnych aspektów księgowości jest prawidłowe rozliczenie tych faktur i ich przypisanie do odpowiednich kategorii kosztowych.

Rozróżnienie na bieżące wydatki i aktywa trwałe

Przed podjęciem decyzji o tym, czy dana faktura powinna zostać uznana jako koszt czy też skapitalizowana jako inwestycja w aktywo trwałe, musimy dokładnie przeanalizować jej charakter oraz wpływ na funkcjonowanie firmy.

Bieżące wydatki

Bieżące wydatki to takie płatności, które mają bezpośredni wpływ na codzienną działalność przedsiębiorstwa. Służą one utrzymaniu stanu istniejących zasobów oraz zapewnieniu ciągłości produkcji lub świadczenia usług.

• Towary handlowe: Faktury za zakupiony towar służacy późniejszej odsprzedaży są natychmiastowo ujmowane w kosztach operacyjnych firm zajmujących się handlem.
• Usługi: W przypadku faktur za świadczone usługi, koszty zostają zaliczone w momencie dokonania płatności. Jest to najprostsza i najczęściej stosowana metoda rozliczenia tego rodzaju wydatków.

Aktywa trwałe

Aktywo trwałe to majątek przedsiębiorstwa przeznaczony do długotrwałego użytkowania lub odsprzedaży. Faktury związane z inwestycjami w aktywo trwałe są specjalnie rozpatrywane pod kątem ich wartości oraz okresu amortyzacji.

• Inwestycje materialne: Jeśli faktura dotyczy zakupu nieruchomości, maszyn czy innego sprzętu używanego przez firmę na dłuższy czas, jest ona ujmowana jako składnik majątkowy i stopniowo umarzanym poprzez odpisy amortyzacyjne.
• Inwestycje niematerialne: Wydatki na badania i rozwój (B+R), know-how czy też licencje również mogą zostać uwolnione od razu jako koszt uzyskania przychodów albo kapitalizowane jako aktywy niematerialne – wszystko jednak zależy od polityki firmy oraz przepisów podatkowych obowiązujących daną branżę gospodarczą.

Podstawowe zasady księgowości

Księgowanie faktur to proces, który podlega określonym zasadom i przepisom. Poniżej przedstawiamy kilka ważnych wytycznych:

Zgodność dokumentów

Aby móc prawidłowo zakwalifikować fakturę do kosztów lub aktywów trwałych, musimy mieć pewność co do jej autentyczności oraz poprawności danych na niej zawartych. Należy sprawdzić czy wystawca posiada wymagane uprawnienia oraz czy kwoty są zgodne ze stanem faktycznym.

Termin płatności a moment ujęcia w księdze głównej (książce przychodów i rozchodow)

Niektóre firmy stosują różne metody rozliczania terminu płatności dla swoich dostawców – mogą być one uzależnione od dnia otrzymania towaru/usługi albo od daty wystawienia faktury. Warto więc dokładnie przeanalizować politykę spółki w tym względzie.

• Pismo potwierdzające odebranie zamównia: Czasami firma może zastrzec sobie możliwość zweryfikowania jakości produktu lub usług po ich dostarczeniu przez kontrahenta – dopiero po takiej ocenie jesteśmy w stanie odpowiednio uwolnić środki finansowe.
• Faktura otrzymana przed wykonaniem usługi: Jeśli dostawca wystawi fakturę z wyprzedzeniem, a my jeszcze nie skorzystaliśmy z danej usługi, to powinniśmy poczekać do momentu jej realizacji i potwierdzenia jakości lub ilości świadczonej pracy.

Zapisy w księdze głównej

Kiedy już ustalimy odpowiednią kategorię kosztową dla naszej faktury, należy ją prawidłowo wprowadzić do książki przychodów i rozchodów. Powinny być podane wszystkie potrzebne informacje – data wystawienia faktury oraz numer dokumentu są szczególnie ważne.

Odpowiednia klasyfikacja konta

Aby umożliwić późniejszą analizę finansową firmy oraz sporządzenie raportów podatkowych czy też sprawozdań rocznych, koniecznie trzeba przypisać danemu wydatkowi właściwe konto. Warto współpracować w tym zakresie z profesjonalnym biurem rachunkowym lub doradcami finansowymi.

• Różnice kursowe: Jeśli mamy do czynienia ze spółkami zagraniczn

  Wezwanie do działania: Księgujemy fakturę w koszty, gdy jest ona związana bezpośrednio z prowadzoną działalnością. Pamiętaj o konsekwentnym i dokładnym rejestrowaniu wszystkich dokumentów finansowych.

  Link tagu HTML do strony https://mataba.pl/:
  Kliknij tutaj