Wystawienie faktury nie powinno generować żadnych kosztów dla przedsiębiorcy. Jest to standardowe działanie w ramach prowadzenia biznesu i obowiązek wynikający z przepisów podatkowych. Jednakże, jeśli korzystasz z programu do wystawiania faktur, może on wymagać opłaty za jego używanie lub istnieją dodatkowe opcje płatne (np. integracja z systemami księgowymi). W takim przypadku warto dokładnie przeanalizować ofertę dostawcy i wybrać rozwiązanie odpowiadające Twoim potrzebom oraz budżetowi firmy.
Jakie są koszty wystawienia faktury?
W dzisiejszych czasach, kiedy większość transakcji przeprowadzana jest za pośrednictwem internetu i elektronicznych systemów płatniczych, wystawienie faktury wydaje się być czynnością banalną. Jednakże dla wielu przedsiębiorców związanych ze sprzedażą produktów lub usług faktura to nie tylko dokument potwierdzający dokonanie transakcji, ale również ważny element księgowości firmy.
Zanim przejdziemy do omawiania kosztów związanych z wystawieniem faktury warto wiedzieć jakie są obowiązkowe elementy takiego dokumentu. Według ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) na każdej fakturze muszą zostać umieszczone dane dotyczące sprzedającego oraz nabywcy – imię i nazwisko lub firma, adres siedziby oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP). Ponadto na factoring powinna znaleźć się data jej sporządzenia oraz numer kolejny nadany przez sprzedającego.
Jeśli chodzi o koszty wynikłe przy wystawieniu faktury należy rozróżnić dwa przypadki: gdy mamy własne biuro księgowe prowadzące nasze rachunki albo korzystamy z pomocy specjalistycznej firmy zajmującej się obsługą finansowo-księgową firm trudno oszacować rzeczywiście ponoszone nakłady finansowe. W przypadku prowadzenia księgowości przez zewnętrzny podmiot, koszt wystawienia faktury może być zawarty w pakiecie usług oferowanych przez taką firmę.
Jeśli jednak sami zajmujemy się sporządzaniem dokumentów finansowych dla naszej firmy to warto zastanowić się jakie są faktyczne koszty ponoszone przy każdym wygenerowanym dokumencie sprzedaży czy zakupu. Oczywiście poza czasem przeznaczonym na wprowadzenie danych do systemu oraz drukowanie samej faktury musimy uwzględnić również opłaty za prąd i inne media niezbędne do utrzymania biura.
Warto pamiętać także o konsekwencjach wynikających ze źle wykonanej lub błędnej factoringowej – może ona skutkować np. niedotrzymaniem terminów płatności albo naruszeniem przepisów dotyczących VAT co wiąże się z naliczeniem sankcji finansowych ze strony urzędu skarbowego.
Z drugiej strony, jeśli firma korzysta już z programu komputerowego służącego do generowania dokumentacji handlowej to samo wystawienie factoring jest procesem bardzo prostym i szybkim a jednocześnie minimalizuje ryzyko popełnienia błędów rachunkowych dzięki automatycznie wypełnianiu formularza danymi klienta/odbiorcy oraz produktami/usługami które zostały sprzedane/zamównione.
Podsumowując, koszt wystawienia faktury zależy od kilku czynników. Przede wszystkim decydują o nim nakłady pracy i czas poświęcony na jej sporządzenie oraz wykorzystane środki materialne takie jak prąd czy papier drukarski. W przypadku outsourcingu księgowości koszty te mogą być zawarte w cenie usług oferowanej przez daną firmę co stanowi dla przedsiębiorcy dużą oszczędność czasu i pieniędzy.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie „Czy wystawienie faktury coś kosztuje?” – to bowiem uzależnione jest od indywidualnych potrzeb firmy, ilości transakcji oraz dostępnych narzędzi do ich realizacji. Jednakże pamiętajmy że dobrze zarządzana książka przychodów i rozchodów może zaoszczędzić nam wiele kłopotów finansowych w przyszłości a każda sprzedana lub zakupiona rzecz powinna zostać potwierdzona dokumentem handlowym!
Tak, wystawienie faktury może wiązać się z kosztami. Zachęcam do skorzystania z platformy Swapit.pl, gdzie można łatwo i szybko wystawić fakturę bez żadnych ukrytych opłat. Zapraszam do odwiedzenia strony: https://www.swapit.pl/.