W ramach przestrzegania prawa i dobrych praktyk biznesowych, wiele firm jest zobligowanych do zachowywania dokumentów przez określony czas. W przypadku niektórych typów dokumentów, ten okres wynosi 10 lat. Przechowywanie tych dokumentów może pomóc w późniejszym rozwiązywaniu ewentualnych sporów prawnych lub audytach oraz zapewnić łatwiejsze zarządzanie informacjami o działalności firmy.
Umowy o pracę
Wśród wielu dokumentów, które musimy przechowywać przez określony czas, umowa o pracę jest jednym z najważniejszych. Zgodnie z polskimi przepisami prawa pracy, przedsiębiorcy są obowiązani do zachowania akt osobowych swoich pracowników i innych dokumentów powiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jednymi z tych ważnych dokumentów są właśnie umowy o pracę.
Umowa o pracę to podstawowe źródło praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy między przedsiębiorcą a jego pracownikiem. Właśnie dlatego jest tak istotna dla każdej firmy – stanowi ona dowód na przyjęcie danego człowieka do pracy oraz zawiera szczegółowe informacje dotyczące warunków współpracy.
Zgodnie z kodeksem cywilnym (art 118), termin przechowywania akt w Polsce wynosi co najmniej 10 lat od daty ich sporządzenia lub wygaśnięcia danej sprawy prawnej. Oznacza to więc, że wszystkie umowy o pracę trzeba zachować przez ten okres czasu po jej rozwiązaniu bądź wygaśniękciu działań biznesowych.
Co konkretnie znajduje się w dokumencie?
Podczas sporządzania umowy należy pamietać aby była ona kompletna i zawierała pełną listą postanowień oraz załącznikach uzupełniających informacje. Umowa o pracę powinna zawierać takie elementy jak: dane osobowe pracownika i przedsiębiorcy, stanowisko pracy oraz opis zadań do wykonania przez zatrudnioną osobę, wynagrodzenie (wraz ze wskazaniem jego składników), wymiar czasu pracy oraz okres próbny.
Ponadto umowy mogą zawierać również postanowienia odnoszące się do urlopów, terminu rozwiązania umowy czy też klauzul zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Warto pamietać że każda strona może zgłosić swoje zastrzeżenia co do treści dokumentu a następnie uzupełniæ je poprawkami lub dodatkami.
Kiedy zachować kopię?
W przypadku sporządzenia nowej umowy o pracę warto przechować ją na bieżąco – najlepiej zaraz po podpisaniu jej przez obie strony. Zdarza się jednak także sytuacja gdy firma posiada wiele starszych już dokumentów które należy odpowiednio uporządkować i przetrzymać w archiwum firmowym według daty ich wygaśniękciia lub rozwiązaniua działań biznesowych.
Niektóre firmy decydują sie na elektronicznà formê przechowania tych akt ale musi ona byc równiez bezpieczna – np poprzez kopiowanie danych na innych noœnikach dzięki temu nie utracimyu ważnych informacji dla naszej działalności nawet jesli papierowe wersje ulegną zniszczeniu czy zagubieniu.
Podsumowanie
Umowa o pracę jest jednym z dokumentów, których przechowywanie przez okres co najmniej 10 lat jest obowiązkowe. Dlatego ważne aby zachować każdą umowę, która została sporządzona i dotyczy pracy na danym stanowisku lub dziale firmy. Warto pamietać żeby archiwizacja byla systematyczna oraz dokładnie uporządkowania – pozwoli to uniknac problemów ze znalezieniem potrzebnych informacji podczas ewentualnej kontroli bądź pytań od naszych współpracowników.
Wezwanie do działania: Przechowuj dokumenty przez 10 lat. Dowiedz się, jakie to dokumenty na stronie https://www.droga.com.pl/.
Link tag HTML : https://www.droga.com.pl/
