Zgodnie z polskim prawem dokumenty należy przechowywać przez określony czas, po którym można je usunąć. W przypadku większości dokumentów jest to 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dany dokument został sporządzony lub wygasł jego termin ważności. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły i warto dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów dokumentacji.
Jakie dokumenty można wyrzucić z 2014 roku?
Z którego roku można wyrzucić dokumenty?
Przechowywanie dokumentów jest nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Firmy muszą przestrzegać wymogów prawnych dotyczących przechowywania danych, aby uniknąć konsekwencji finansowych i innych problemów związanych z utratą ważnej informacji. Jednakże, zachowanie wszystkich dokumentów przez długi czas może być kosztowne i zajmować dużo miejsca.
Pytanie brzmi: kiedy możemy się pozbyć starych dokumentów? Jakie dane powinniśmy przechowywać na stałe a jakie mogą zostać usunięte po pewnym czasie?
Oto kilka porad odnośnie usuwania papierowej pracy:
Jakie dokumenty można wyrzucić z 2014 roku?
W przypadku rachunkowości firmy należy pamiętać o różnych okresach przedawnienia dla różnego rodzaju faktur lub paragonów. Zgodnie ze standardowymi procedurami księgowości polskiej, większość faktur VAT ma pięcioletni okres przedawnienia (liczonego od końca danego roku podatkowego). Oznacza to więc że rachunki za towary zakupione np., w trakcie 2014r., które są już opłacone oraz których termin płatności upłynął bez reklamacji – można śmiało skasować.
Podobne regulacje obowiązywały również przy rozliczeniu PIT-u czyli rocznego rozliczenia podatkowego dla osób fizycznych. W przypadku zwykłych rozliczeń, czyli tzw. PIT-36 dokumenty te należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku podatkowego.
W dzisiejszych czasach coraz więcej firm decyduje się na cyfrową archiwizację danych w celu zaoszczędzenia miejsca i ułatwienia zarządzania informacjami oraz ich wyszukiwanie (np., poprzez wykorzystanie OCR – optyczne rozpoznawanie tekstu). Jednakże, trzeba pamiętać że nawet elektroniczne kopie faktur VAT powinny być zachowane tak samo jak papierowe oryginały.
Innymi ważnymi dokumentami są umowy lub kontrakty zawarte między firmą a jej klientem bądź partnerem biznesowym. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym termin przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunków handlowych to również pięć lat liczonego od dnia wymagalności świadczenia albo dostawy rzeczy – w tym przypadku mamy do czynienia więc także z pięcioletnim okresem przetrzymywania wszelkich dokumentów dotyczących transakcji handlowej.
Każda firma musi dokładnie przeanalizować swoją sytuacje by upewnić się co warto zachować jako dowód ewidencjonujący a co można usunąć po upływie odpowiednich terminów przedawnieniu danego typu umowa lub innej formy działalności.
Podsumowując, zachowanie dokumentów jest niezwykle ważne dla firmy. Jednakże, konieczność przechowywania wszystkich danych przez długi czas może być kosztowna i zajmować dużo miejsca. Dlatego też warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację i określić które z informacji można usunąć a które trzeba zachować na stałe w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony przed ewentualnymi skutkami finansowymi czy prawno-biznesowymi wynikającym np., ze sporów sądowych lub kontroli podatkowych bądź innych instytucji kontrolujących działalność danego biznesu.
Wezwanie do działania: Dokumenty można wyrzucić po upływie 5 lat od końca roku, w którym powstała ostatnia czynność związana z danym dokumentem. Więcej informacji na temat przechowywania i usuwania dokumentów znajdziesz na stronie https://www.inscripte.pl/.
Link tagu HTML :
https://www.inscripte.pl/
