Tak, możliwe jest wyrzucenie starych faktur. Jednak przed podjęciem decyzji o ich usunięciu należy upewnić się, czy nie są one potrzebne do celów księgowych lub prawnych. W przypadku braku takiej konieczności można je bezpiecznie zutylizować według obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i środowiska naturalnego.
Jakie są zasady przechowywania faktur?
Czy można wyrzucić stare faktury? To pytanie, które zadaje sobie wiele osób prowadzących własną działalność gospodarczą lub pracujących na stanowiskach księgowych. Z jednej strony, przechowywanie starych dokumentów może być uciążliwe i zajmować cenne miejsce w biurze. Z drugiej strony jednak, istnieją określone zasady dotyczące przechowywania faktur oraz konsekwencje ich nieprzestrzegania.
Zgodnie z polskim prawem podatkowym każda firma musi zachować swoje dokumenty przez okres 5 lat od końca roku obrotowego. Oznacza to, że jeśli rok obrotowy firmy kończy się 31 grudnia danego roku, wszystkie jej dokumenty należy zachować do końca kolejnych pięciu lat czyli aż do 31 grudnia piątego roku po tym jak zostały sporządzone.
W przypadku faktur VAT sytuacja wygląda trochę inaczej – te bowiem powinny być przetrzymywane przez przedsiębiorstwo jeszcze dłużej niż resztę dokumentacji – dokładniej mówiąc: aż dziesięć lat! Warto pamiętać o tym szczególnie przy planowaniu archiwizacji papierowej lub elektronicznej dla tej kategorii rachunkowości.
Dlaczego tak jest? Otóż fiskus ma możliwość kontroli firm co najwyżej kilka miesięcy po zakończeniu danego roku obrotowego, a dokumentacja gospodarcza jest niezbędna dla przeprowadzenia takiej kontroli. Oczywiście, w przypadku braku ważnych informacji na fakturach VAT czy innych rachunków można je usunąć po upływie wyznaczonego przez prawo okresu przechowywania.
Warto jednak pamiętać o tym, że dokumenty księgowe to nie tylko faktury i paragony – do tej kategorii zaliczamy także umowy zawierane przez firmę (zarówno te ze sprzedawcami jak i klientami), raporty finansowe oraz wszelkie inne dowody dokonanych transakcji. Wszystko co składa się na prowadzenie działalności musi być zachowane – zarówno papierowo jak i elektronicznie.
Odpowiadając więc na pytanie: „Czy można wyrzucić stare faktury?” należy powiedzieć jasno: NIE! Dokumentacja gospodarcza stanowi istotną część funkcjonowania każdej firmy lub przedsiębiorcy indywidualnego. Nieprzestrzeganie wymagań dotyczących jej przechowywania może wiązać się ze sporymi konsekwencjami podatkowymi.
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, fiskus ma możliwość kontrolowania działań podmiotów ekonomiczych nawet kilka miesięcy po końcu danego roku obrachunkowego – dlatego też warto mieściwy dostęp do archiwizacji. W razie braku dokumentów podczas kontroli urząd skarbowy może nałożyć kary, a w przypadku poważnych nieprawidłowości nawet postawić przedsiębiorcę przed sądem.
Warto zaznaczyć jednak, że do przechowywania faktur VAT oraz innej dokumentacji księgowej można wykorzystać także formy elektroniczne. Oczywiście należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności danych – np poprzez stosowanie szyfrów SSL lub VPN przy przesyłaniu informacji między firmą a jej partnerami biznesowymi czy klientami.
Podsumowując: choć przechowywanie starych faktur i innej dokumentacji gospodarczej może być uciążliwe dla małych jak i dużych firm – warto trzymać się wymagań polskiego prawa dotyczących archiwizowania tychże materiałów co najmniej przez pięć lat od końca roku obrachunkowego (w przypadku umożliwiek dziesięcioletni okres). To ważny element funkcjonowania każdej firmy – zarówno ze względów formalno-prawnych jak też organizacyjno-biznesowych.
Tak, można wyrzucić stare faktury po upływie okresu przechowywania wynikającego z przepisów podatkowych. Jednakże zalecamy zachowanie ich przez kilka lat dla celów archiwizacyjnych i ewentualnej potrzeby udokumentowania wydatków.
Wezwanie do działania: Jeśli szukasz informacji na temat podróży autobusowej we Wrocławiu lub Dolnym Śląsku, odwiedź stronę https://dolnoslaskipodroznik.pl/.
